A megbeszélések ereje

A multik világának van egy közkedvelt mondása, miszerint "az értékes percek a megbeszélésekre járnak meghalni". Van benne igazság, viszont csak akkor, ha a megbeszélést mint menedzsment eszközt nem arra és nem úgy használjuk ahogy kell.

Két probléma és egyben kifogás is, amivel gyakran találkozni lehet magánpraxisok esetében: "nincs miről megbeszélést tartani" és "annyi munkánk van, hogy nincs idő beütemezni 30-40 percet, amikor közösen le tudunk ülni".

Ez számos problémát vet fel. Az első, hogy ha a csapat nem tud beütemezni 30 percet amikor mindenki jelen van és a lényeges dolgokat át tudják beszélni, akkor nem a munka mennyisége jelenti a gondot, hanem a rossz időmenedzsment. Egy megtervezett időbeosztású és kiszámítható működésű rendelőben a dolgozók idejét, mint erőforrást, be kell tudni osztani és akár napokra, de nem ördögtől való dolog, hogy hetekre előre is meg lehet tervezni. Akik még ezen a szinten keresnek kifogásokat, először ne megbeszélést tervezzenek, hanem a kiszámítható és precíz időbeosztást alakítsák ki. Enélkül ugyanis csak kergetik a hasznosan felhasználható perceket.

A másik kifogás, hogy nincs miről beszélni. Ha ez valóban így van, akkor még nagyobb a probléma. Ilyenkor a vezető nem tartja kézben a folyamatokat és pár ostorcsapás után bedobja a gyeplőt a lovak közé és sajnos gyakran csak akkor kezd el korrigálni, amikor már a kocsi letért az útról. Ezt az érzést biztosan a legtöbb vezető ismeri, aki már elkövette ezt a hibát. Szűnni nem akaró idegeskedés, kapkodás, tűzoltás és vádaskodás, hogy "Ezek miért nem értik, amit mondtam? Miért nem úgy csinálják, ahogy én azt kigondoltam?"

Most pedig, ha leküzdöttük a kifogásokat, nézzük miért és hogyan érdemes rendszeresen megbeszéléseket tartani:

• Első szabály, hogy legyen rendszeresen betervezett (minimum 1-2 hetente) csoportos egyeztetés. Minden kolléga tudjon róla, hogy adott napon 30-40 percre ne vegyenek fel beteget és tegyék elérhetővé magukat. (Nagyobb veszteséget okoz az ilyen megbeszélések hiánya, mint az, ha abban a 30 percben senki nem lát el esetet.)

• A megbeszélések nem a barátkozást segítik, hanem az információáramlást és a csapattagok közötti nyílt és transzparens kommunikációt. Fontos a jó hangulat, viszont az öncélú viccelődés öli meg a hasznos perceket, nem a megbeszélés.

• Előre legyen összegyűjtve mi lesz a téma. Ha a működéssel kapcsolatban egy témát csak egy személy is felvet, akkor beszélni kell róla, mert ha kérdés vagy kétely merül fel az már az egész csapatot érintheti. Ne feledjük, hogy egy csapat csak olyan gyorsan tud haladni, amennyire a leglassabb tag fel tud gyorsulni. (Ha bagatell a kérdés, akkor viszont valaki vagy a teljes csapat hibázott, mert egy mindenki más számára egyértelmű dolognak nem szabad idáig eljutnia.)

• A megbeszélést csoportos egyeztetésre használjuk, nem egyéni problémamegoldásra. Ha a téma vagy probléma mindenkit érint, mindenkinek tudni kell róla, viszont a részletes megoldást csak a kijelölt felelőssel kell egyeztetni.

• Nem kell azonnal döntést hozni! Gyakori hiba, hogy ott helyben akar mindenki mindenre választ adni. Ha a praxis már rendelkezik egy protokollal, hogy milyen módon kell a döntéseket meghozni, akkor természetesen ez lehetséges. Viszont ha legalább 2 lépésből nem lehet eldönteni, hogy mi a legjobb megoldás és az valóban a praxis érdekét fogja szolgálni, akkor ne döntsünk hirtelen és inkább szánjunk időt az információk összegyűjtésére.

• Ha valaki talált egy problémát, arra hozzon legalább egy megoldási javaslatot. Vezetőként az egyik legrosszabb szituáció, hogy csak gyűlnek a gondok. Mindenki csak ócsárolja a kialakult helyzetet, viszont nincsenek rávezetve arra, hogy nem minden probléma megoldása igényel vezetői beosztást.

• Ha valaki elvállal egy feladatot azt tegye a nyilvánosság előtt! Legyen transzparens a feladat és a személy párosítása! Ha mások előtt vállal el egy dolgozó feladatot nagyobb a nyomás, hogy azt végre is hajtsa.

• Ha mindenkit érint a téma, az hangozzon el és legyen világos, hogy mi a vezetői utasítás. Legrosszabb, amit egy vezető információátadás néven tehet, hogy az információt csak egy dolgozónak adja át és hagyja, hogy a hír úgy terjedjen mint egy pletyka. Ilyenkor mindenki hozzátesz vagy elvesz belőle valamit és panasz esetén jogos lesz a kifogás is, miszerint nekem XY ezt vagy azt mondta.

• Végül, készüljön pár pontban összegzett emlékeztető a megbeszélésről, amit utána mindenki számára elérhetővé kell tenni. (A szó elszáll, az írás megmarad.)

Nem könnyű hatékony megbeszéléseket tartani, de gyakorlással fejleszthető a készség és a csapat is, hogy közösen tudjon gondolkozni és cselekedni. Innen már csak pár lépés, hogy a kollégák szokásává váljon az egyeztetés és idővel úgy is képesek legyenek a folyamatokat kezelni, hogy nincs minden alkalommal jelen a praxist vezető.

Jó gyakorlást kívánok!