Céges pénzügyek elemzésének alapjai

- Kezdjük az alapoknál! Csak kezdjük el! - 

Az elmúlt év mindenki számára tartogatott nehézségeket. Az egyik legnagyobb és leggyakoribb kihívás mindközül a cégek pénzügyi helyzetének felmérése és folyamatos újratervezése volt. Ebből az okból is kiemelten fontos, hogy ezt a témát sosem szabad elhanyagolni és napi szinten kell vele foglalkozni. Azonban megfelelő sorvezető nélkül könnyen találhatjuk magunkat kaotikus és kilátástalan helyzetben. Ezért ebben a részben a céges pénzügyek egyik legfontosabb pontjával fogunk foglalkozni: az elmúlt év pénzügyi értékelésének alapszintű felépítésével.

A korrekt és széleskörű elemzésekhez sok esetben érdemes gazdasági szakemberhez fordulni. Viszont vannak olyan feladatok és irányelvek, amiket bárki könnyen el tud végezni, hogy teljes képet kapjon az elmúlt év teljesítményéről. Majd a meglévő adatok, plusz a jövőbeli tervek alapján, meg tudja tervezni a következő évet.

Kezdjük az év lezárásával. Ha az év során nem tettük meg, és elmulasztottuk a lehetőséget, hogy pénzügyeinket kitisztázzuk és átlátható formátumban tekintsük át, az év vége egy kifejezetten jó időpont rá. Amennyiben nincs erre megfelelő szoftveres lehetőségünk, javasolt legalább egy excel táblát erre a célra készíteni. A szerteágazó részlegekkel, profitcentrumokkal és költséghelyekkel mára már a papír alapú pénzügyi tervezés inkább jelent nyűgöt és nehézséget. Ezért javasolt, hogy a megnövekedett adathalmazok miatt használjuk ki az adatkezelő programok előnyeit.

Legegyszerűbb módja, ha eddig az év során nem tettük, hogy összegyűjtünk minden pénzmozgást érintő dokumentumot. Ez lehet a saját gyűjtésünk is, de az elemzésünk alapja mindenképpen a könyvelőtől elérhető havi és éves kimutatások legyenek. Mivel a számviteli előírásoknak megfelelően, bevételeink és költségeink előre meghatározott helyre kerülnek könyvelésre, ezért fontos, hogy ezeket a tételeket le kell fordítanunk a saját nyelvezetünkre és a cég működésének megfelelően kell elrendeznünk. Egy egészségügyi praxis esetében ugyanúgy szét kell választanunk a bevételeinket a különböző tevékenységeinknek megfelelően. Ez egy kiemelkedően fontos rész. Ugyanis amíg a bevételre csak egy összegként tekintünk és nem több tevékenység összesítéseként, addig igazán azt sem fogjuk tudni, hogy az elmúlt időszakban mely tevékenységünk volt a legeredményesebb vagy legnagyobb veszteséget termelő. Gyakori hiba, mikor praxisok felmérésénél a vezetőség a mindennapi munka alapján értékeli a különböző profitcentrumok és részlegek eredményességét. Tiszta és egyértelmű képet csak a számok szétosztásával és rendszerezésével érhetünk el.

A bevételek után a költségek szortírozása következik. Erre egy szemléletes példa, mikor gazdasági szakemberek azt mondják, hogy amíg pár kattintással nem tudja egy cégvezető megmondani, hogy előző évben mennyit költöttek takarítószerekre, addig igazán nem is tudhatja milyen módon és hova távozik a pénz a cégből. Ezért ezt a részt ugyancsak részletesen kell rendszerezni. Ha a minimumra törekszünk, akkor is legalább pár csoportot kötelezően létre kell hoznunk, amivel már tudunk dolgozni. Ilyenek például a munkabérek és juttatások (teljes munkaáltatói költségek), árukészletek, közvetlenül a tevékenységhez köthető alapanyagok és eszközök, infrastrukturális költségek, adminisztratív kiadások és egyéb fentiekben nem kategorizálható költségek. Ezen pontok ismeretében már elrendezhetőek a fix és változó költségek és kiszámolható cégünk tényleges üzemeltetési, működési eredménye és tevékenységünk jövedelmezősége.

A fenti felosztás csak a kezdő lépés, de ha legalább eddig eljutunk már egy lépéssel közelebb vagyunk ahhoz, hogy pénzügyileg tudatos cégvezetők legyünk. Ezek alapján már képesek lehetünk olyan arányok kiszámolására, ami gyakorlati hasznot nyújtó elemzést ad a teljesítményünkhöz és segít a jövő tervezésénél is. Ilyen arány lehet a teljes bevételre jutó költségünk, az egy munkavállalóra vagy orvosra jutó bevétel és költség, az egy órára (kíváncsiabbaknak percre) jutó bevétel és költség, stb. Ilyen és hasonló mutatók alapján már lehetőségünk van rá, hogy teljesítményünk hatékonyságát összehasonlítsuk saját praxisunk korábbi adataival vagy más iparágon belüli illetve kívüli cégek teljesítményével.

Egy gyakori hibát emelnék ki, ami gyorsan nagy szemléletbeli változást tud hozni egy praxis pénzügyeinek és KPI-ok (key performance indicator) elemzésekor. Fontos, hogy cégvezetőként tanuljunk meg cash flow szemlélettel elemezni és tervezni. Ennek borzasztóan egyszerű oka van: az átlagos cégvezető hó közben intézi a kimenő és bejövő számlákat, majd következő hó elején összegyűjti azokat és elviszi a könyvelőnek, aki jellemzően a hó közepéig feldolgozza azokat és képet tud adni a könyvelt teljesítményről. Ez természetesen nagyon fontos a cég életében, azonban ez egy múltbéli történés megtekintése, ráadásul a visszapillantó tükörből. Ezzel szemben a cash flow alapú kimutatás a pénzügyeink jelen állapotát mutatják meg. Ez a kontrolling szemlélet azonnali helyzetet mutat, aminek köszönhetően két dolgot érünk el. Az első, hogy még időben reagálni tudunk a pénzügyi változásokra és folyamatos vezetéssel (tendenciák nyomon követésével) már jóval az érzékelhető változás előtt közbe tudunk avatkozni. A második előnye, hogy a jövőt is időben, reálisabb kép alapján tudjuk megtervezni és kivitelezni.

Sosem késő változtatni és fejleszteni a folyamatokon. Ebbe beletartozik a céges pénzügyek kezelése is. A kiszámíthatatlanul változó piaci és gazdasági környezet már régen nem teszi lehetővé, hogy legyőzhetetlennek érezzék magukat a cégek. Rossz gazdasági monitorozással és tervezéssel egy aranyat érő terméket vagy egy világbajnok szolgáltatást is el lehet rontani. Viszont megfontolt és szakmailag támogató pénzügyi vezetéssel be lehet biztosítani a kiegyensúlyozott működést. Amennyiben fentikkel kapcsolatban kérdése van vagy segítségre lenne szüksége, keressen a feltüntetett elérhetőségek egyikén!