Időgazdálkodás, avagy mitől szűnnek meg a kaotikus napok?

Gyakran találkozom azzal a problémával, hogy a praxisvezetők folyamatos időprésben vannak és állandó jelleggel tornyosul előttük egy halom elintézni való. Ezek jelenthetnek szakmai feladatokat, mint a saját betegrendelés elvégzése. A menedzseri feladatok, amik a praxis napi működéséhez szükségesek. Ezeken felül a vállalkozói problémák és kérdések, amik a praxis mint cég közép és hosszú távú jövőjének tervezését és kialakítását foglalják magukba.

A rendszertelen és véget nem érőnek tűnő, kaotikus feladatsorok szépen lassan felemésztik a lendületet és frusztrált vezetőket eredményeznek. A jó szándék a leterheltség ellenére is megmarad, viszont a fáradtság a figyelem, a precizitás és a kollégákkal való kiegyensúlyozott kommunikáció rovására megy.

Két kezelés között el kell intézni, hogy kihívjuk az asztalost az új pult miatt. Közben van pár számla, amit át kell nézni, mert más nem tudja eldönteni, hogy lehet-e utalni. Beszélni kell az egyik asszisztenssel, mert már megint panaszkodnak rá a kollégák, hogy folyamatosan flegmán viselkedik. Végül, ha ezek megvannak, még otthon a munka után le kell ülni és ki kell találni a következő áremelés mértékét. Rengeteg feladat! Nem csoda, ha pár év után belefárad a vezető. Elkezd kiengedni és mindenbe egyre kevesebb energiát beletenni, mert úgy érzi kilátástalan a helyzet.

Ilyenkor megfigyelhető egy természetes emberi viselkedés: a könnyebb ellenállás felé haladás. A praxisok esetében ez nem más, a szakma legyen rendben! Végülis azért lett létre hozva a cég, hogy a hivatást gyakorolni lehessen. A menedzseri munka nem is biztos, hogy testhez álló és a kimutatások, szerződések, HR kérdések kezelése egyébként is unalmas, kényszer feladat.

Erre nyújt megoldás két menedzsment eszköz, ami megfelelően szétosztja az erőforrásokat és irányba állítja a folyamatokat. Az első ilyen eszköz a delegálás. Minden vezetőnek ajánlott feltennie saját magának a kérdést, hogy mi az, ami kifejezetten az ő jelenlétét, idejét és figyelmét igényli?

Mielőtt tovább haladnánk, lényeges, hogy itt felismerjük, ha mi magunk mikromenedzser üzemmódban dolgozunk. Mindenbe, mindig bele akarunk látni/szólni és csak úgy jó, ahogy mi elképzeltük és azonnal megyünk és ki is javítjuk a folyamatot. Késztetést érzünk rá, hogy konkrétan ki is vegyük a kolléga kezéből a feladatot. Ez a mentalitás és vezetési stílus mérhetetlenül káros, mert elnyomja a kollégákat. Letöri az egyéni kezdeményezéseket és folyamatos feszültséget generál a csapaton belül.

A delegálás első lépése, hogy a vezető mérlegelje fontosság és sürgősség szerint, mik azok a feladatok, amik nem igénylik a vezetői jogkört és kompetenciákat. Különbséget kell tenni egy döntési folyamat előkészítése és maga a döntés között. Gyakori hiba, hogy már egy kimutatás elkészítését is a vezető végzi. Havonta órákat tölt el azzal, hogy számokat vezessen fel egy táblába, miközben őt az a 3-4 eredményként kapott szám érdekli igazán, amik alapján a kompetenciájának megfelelően döntést tud hozni. Egy vezető ideje drágább annál, hogy számokat írjon át A-ból B-be órákon keresztül (főleg, ha erre már vannak szoftveres és automatizált megoldások).

Nem kell a jelenlegi leterhelt állapotot mint status quo-t elfogadni. Van mód a változtatásra, mielőtt már nem a delegálás, hanem a kiégés kezelése lesz a legégetőbb probléma.

A másik szervezési eszköz az időmenedzsment. Az idő könnyen a leggyorsabban fogyó erőforrásunk lehet, rosszabb esetben pedig az ellenségünk. Ezért egy jó vezető és egy jól működő csapat megtanul helyesen gazdálkodni az idejével. Tudom sokan ezt triviálisnak tartják, mert "persze, mi sem egyszerűbb ennél, hogy osszuk be az időt, de nincs…" vagy "annyi dolgunk van, hogy alig tudunk fellélegezni, örülünk, hogy elvégeztük". Ezekkel a kifogásokkal élők sajnos nem veszik észre, hogy saját maguk ellenségei. De természetesen mindenkinek joga van megválasztania, hogy miben és mitől akar szenvedni.

A megoldás nem bonyolult. Valószínűleg mindenki emlékszik az iskolában az órarendre. Ez azt a célt szolgálja, hogy minden diák/tanár a megfelelő időben, a megfelelő helyen, a megfelelő órán legyen úgy, hogy ez előre le van írva és rendszerezve van. Ezért érdemes meríteni ebből az egyszerű metódusból. A legjobban szétesett vezetőknél és csapatoknál látni a legritkábban ezt az eszközt. Vagy ha van is, nem úgy használják, ahogy az hatékonyan képes segíteni az idejük és más erőforrásaik felhasználást.

Legyen szó megbeszélésről, emlékeztetőről egy feladatról, vagy elkülönített irodai időről, azt előre rögzíteni kell. Főleg a leterhelt vezetőknek ajánlott ezt az eszközt alkalmazni és rendszeresíteni. Egy jól megtervezett vezetői "órarenddel" elérhető, hogy minden vezetői és szakmai szerepkörre legyen elkülönítve idő, és az szisztematikusan csak arra legyen felhasználva, elkerülve a kapkodós, kaotikus folyamatokat.

Vegyítve a delegálást és a megfelelő időgazdálkodást elérhető, hogy az eddig több feladatot ellátó orvosból valódi praxisvezető váljon. Ami nem csak kiszámítható egyéni munkát, de egy stabil és fejlesztésre alkalmas praxisműködést is lehetővé tud tenni.