Készletek kezelése és tervezése
- Hogyan tervezzük a készleteket? Mikor fektetjük be hatékonyan a pénzünket?
Ebben a részben egy pénzügyi és értékteremtés szempontjából is lényeges témát fogunk az alapjaitól körüljárni. Legyen szó patikáról, rendelőről vagy különböző részlegekkel működő kórházról, a humán és materiális erőforrások kezelése sokszor fájó pont. Ezek közül kifejezetten a készletek kezelése jelent fejfájást sok praxisvezetőnek. Ha túl kicsi, akkor félő, hogy nem tudunk minden esetet megfelelően ellátni, vagy egy alapanyag/termék hiánya miatt az ellátást az ügyfeleink inkább máshol fogják igénybe venni. Ezzel kockáztatva, hogy elpártolnak tőlünk és csak a reményét hagyva, hogy legközelebb újra hozzánk fognak betérni. A másik véglet, amikor túl nagy készletet tartunk. Ezzel viszont önmagunknak okozunk komoly fejtörést. A túlkészletezés, a fölösleges készlet tartása a 7 lean veszteség egyike. Nem is gondoljuk végig mennyi kárunk származhat abból, ha készleteinket nem a valós igényekre szabjuk.
Akár alapanyagokról, eszközökről, gyógyszerekről beszélünk, a legtöbb tervezés azzal kezdődik, hogy hova tudjuk beépíteni a termék árát, majd milyen árréssel dolgozzunk, hogy ez megérje nekünk és meg is vegyék tőlünk. Kétségkívül ezek fontos lépések és a hosszútávú működésünkre is hatással vannak. Viszont sokszor a képletből kimarad, hogy a készlet tartása és kezelése számunkra mennyi munkával jár. Mindemellett, nem hogy nem teremt közvetlen értéket, még jelentős költséggel is jár. Mivel az ügyfeleknek egy-egy adott termék kell, akkor amikor szükségük van rá és akkora mennyiségben amekkorára szükségük van rá. Addig számukra az általunk tartott készletnek nincs értéke. Majd a tranzakció során válik az ügyfél számára azzá.
Ha tudatosan szeretnénk készletünket és a hozzá tartozó pénzügyeinket kezelni egy egyszerű folyamatot kell mérlegelnünk. Először, kiválasztjuk a megrendelni kívánt árut, amit megrendelünk, majd 1-5 nap elteltével kiszállítanak nekünk. Ezt követően beszállítótól függően körülbelül 8-60 nap közötti idő áll rendelkezésünkre, hogy rendezzük a számlát. Ezidő alatt a készletet kezeljük, pakoljuk A-ból B-be, előírásnak megfelelően raktározzuk, készletellenőrzést tartunk, átárazzuk, időnként lejáratot monitorozunk, majd selejtezünk. Ez nem kevés feladat, nem kevés munka, és nem kevés költség.
Ott ütközhetünk ellentmondásba, amikor a fent említett készletekbe történő befektetésünk és a készlet kezelésével töltött munka értékének (idő, munkabér, tárolási költségek, stb.) megtérülését szeretnénk optimalizálni. Ugyanis a készleten lévő termékek csak akkor fognak számunkra, és a vevők számára is értéket teremteni, ha azokat meg is veszik. Addig a pillanatig, cégtulajdonosként és vezetőként, "hitelezői" vagyunk a jövőben remélhetően betérő vevőknek. Ezért érdemes a készletforgási időszakokat rövidebb ciklusokra bontani és a múltbéli statisztikák alapján minden termékre vagy termékcsaládra minimum/optimum/maximum készletszinteket meghatározni. A beszerzés gyorsaságától és a lehetőségektől függően, akár 30-45-60 napos ciklusokkal kialakítható, hogy ténylegesen annyi készletet tartsunk, amire szükségünk van. Természetesen termékenként és termékcsaládonként eltérhet ez a készletszint, viszont ezen az úton haladva tudjuk készletünket a valós húzáshoz (megjelenő valós kereslet) igazítani. Ezzel a rövidtávú befektetéseinket rövid határidőn belül nyereséggel tudjuk érvényesíteni. Továbbá a következő beszerzendő tételeket már az előző eladott mennyiségek után befolyt bevételből tudjuk finanszírozni. Amivel pedig a cashflow egészséges szintjét tudjuk megőrizni.
Ez mindig komoly dilemma. Válságos időkben viszont hatványozottan komoly tervezést igényel, hogy mikor, milyen áron és mekkora tételben vásárolunk. Mindemellett a meglévő statisztikák monitorozásából próbáljuk kitalálni, hogy a jövőben milyen valós kereslet lesz a termékekre. Összegezve, átlátható rendszer és tudatos tervezés nélkül ez igencsak egy ruletthez hasonlító folyamat.
Ahhoz, hogy ezt a problémát napi szinten kézben tudjuk tartani, elengedhetetlen egy megfelelő készletkezelő rendszer használata. Kisebb raktárak esetén, ilyen célra tökéletesen megfelel akár egy Excel tábla is. Természetesen csak akkor, ha ebben kellő jártasságunk van és a forgalmunk is kisebb (maximum 1-2 orvost foglalkoztató rendelőig). Nagyobb forgalomnál vagy patika esetében már kifejezetten ilyen célra kifejlesztett készletkezelő program használata ajánlott. Enélkül ugyanis borítékolhatóan káosz lesz a készlet kezelése, ami a befektetett pénzünk megtérülésére is nagy hatással van.
Ha rendelkezünk a megfelelő digitális háttérrel a következő lépés, hogy használjuk azokat az adatokat, amik kinyerhetőek. Szánjuk rá az időt és kezdjük el mérni legalább a következőket: készlet beszerzési értéke (ha van rá lehetőség, FIFO alapján számított), készlet eladási értéke (szolgálatás nélküli érték), készletforgás ideje, a statisztikák alapján a készlet mennyi időre elegendő (napra vagy hónapra megadva), stb. Ezen felül, további fontos mérőszámok, amik valós képet adhatnak a működésünkről: egy betegre jutó átlagosan eladott termékek költsége, eladott termékek költsége/teljes bevétel, eladott termékek költsége/teljes költség, átlag készletforgási időn túli készlet értéke, stb. Mindezek mérése önmagában még nem jelent előnyt, viszont a későbbi részekben a mérőszámok elemzésével is foglalkozni fogunk.
Fentiek használata és folyamatos nyomonkövetése komoly változást hozhat egy praxis működésében. Olyan hozzáadott értéket biztosít, ami megmutatkozik a munka kiszámítható tervezésében és a pénzügyek tudatos kezelésében is. Ha a fentikkel kapcsolatban kérdése van vagy segítségre lenne szüksége, keressen a feltüntetett elérhetőségek egyikén, mert ahogy a termékek lejárata is véges, úgy a régi hibás rendszerek hatékonysága is gyorsan lejár.