Megéri kontroll nélkül vezetni?

Egy praxis gazdasági és pénzügyi kimutatása hasonlít egy jármű műszerfalára. Folyamatosan visszajelzéseket küld a gép állapotáról, segít a tervezett útvonal betartásában, jelzi ha a tervtől eltérés tapasztalható vagy ha a körülmények változása miatt módosítás szükséges. Tudnunk kell aktuálisan mennyi üzemanyag van még a tartályban és előre kell terveznünk. Ha későn látjuk meg, hogy kevés az üzemanyag és már csak a visszapillantóban vesszük észre, hogy elhagytuk a benzinkutat, akkor főhet a fejünk, hogy elérünk-e a következő benzinkútig vagy az autópályán lehúzódva várjuk a segítséget, amíg a többiek simán elhaladnak mellettünk.

Mint minden vállalkozásban, egy praxis vezetésében és irányban tartásában is szükség van a rendszeres kontrollra. Míg a bevételeket a legtöbb vezető pontosan meg tudja mondani, hogy melyik nap mennyi volt a kasszában, addig havi szinten már kevesen tudják 2 kattintásból megmondani, hogyan teljesítettek az elmúlt hónapban. A bevétel után jön az izgalmasabb rész, a költségek alakulása. Egy jól összeállított vezetői riport folyamatosan visszajelzést ad az aktuális helyzetről és a jelenlegi állást viszonyítja az elmúlt idők átlagához. Így időben észlelhető, ha valami eltérés van a rendszerben és kezdenek a költségek elszabadulni. Gyakori hiba, hogy a jelen felé való torzítás és az aktuális érzelmi állapot miatt eltérő lehet egy adott költség megítélése. Például az elmúlt hónapban több bevételt ért el a cég, a költség is több lett. Viszont amíg számszerűen nem mutatható ki, hogy a költségnövekedés egyértelműen a megnövekedett esetszámnak tudható be, addig a vezető csak a szubjektív megérzéseire támaszkodik és lehet, hogy észre sem veszi, hogy több eszköz lett rendelve mint arra szükség lenne vagy a kedvezőbb ügyeleti pótlék miatt van olyan kolléga aki mesterségesen okozott túlórával próbálja önmagát kompenzálni. Ezek és még sok más "anomália" felfedezésére képes segítséget nyújtani egy jól összeállított és rendszeresen elkészített riport.

Mi legyen benne a havi kimutatásban?

• bevételek, kiadások, bevétel arányos nyereség százaléka, költségek százalékos aránya bevételhez és összes költséghez viszonyítva, profitcentrumok külön-külön, EBITDA stb.
• esetszám, kosárérték, órára jutó költség, órára jutó bevétel, órára jutó esetszám stb.
• bankszámlaegyenleg kezdő és záró érték a vizsgált időszakra
• kintlevőségek és tartozások

Havi szinten pár óra is elég, hogy képbe kerüljön a praxisvezető, ha rendelkezésére állnak az információk. Amennyiben a vezető nem képzett gazdasági szakember, érdemes az első lépéseket nem egyedül végeznie és próbálgatás útján kísérleteznie. Ebben tud segítséget nyújtani egy tanácsadó aki összeállítja és gazdasági szempontokból is elemzi az adatokat. Segít abban, hogy ne csak az elemzés, hanem az adatok kigyűjtése is gördülékeny legyen. Egy jól kezelhető kimutatási rendszer később önállóan is gyorsan összeállítható és nagy segítséget nyújt a praxis helyzetének mérlegelésében és a jövő megtervezésében.

Fontos, hogy nem kell minden felsorolt tételt tartalmaznia a kimutatásnak. Vannak alapvető adatok, amik nélkül egy gazdasági kimutatás értelmezhetetlen és vannak olyan extra tartalmak, amik ágazat specifikusak. A kimutatások készítésénél a hüvelykujjszabály, hogy olyan adatokat gyűjtsünk és mérjünk, amik mérlegelése után konkrét diagnózis vonható le, amit döntéseknek és konkrét tetteknek kell követniük. A kimutatások önmagukért való készítése hiábavaló időtöltés és veszélyt is rejt. A gyakorlatban a csupán megfigyelt statisztikai rendszerek a legtöbbször összeomlanak , ha az irányítás szándékával nyomást helyeznek rájuk, vagyis ha egy mérték céllá válik, megszűnik jó mértéknek lenni.

Egy statisztikai mérőszám elég jól helyettesíthet egy igazán fontos folyamatot, de szinte mindig csak helyettesíteni fogja, és sohasem lesz maga a folyamat. Ha a helyettesítő tényezőt fejleszteni való céllá tesszük, vagy más tényezőket akarunk távolról irányítani vele, eltorzul, hamissá vagy megbízhatatlanná válik. Végül a mérőszám értéke elenyészik.

A statisztikában, akárcsak az élet más területein, a kemény logika és a személyes benyomások akkor működnek a legjobban, amikor erősítik és korrigálják egymást. Ezért nem elég csak jó kimutatást készíteni, de utána ismerni kell a megfelelő eszközöket is, amivel a kívánt célt a működési folyamaton keresztül el is tudjuk érni.

Még mindig nagyon kevesen használnak megfelelő kimutatást a gazdasági eredmények elemzéséhez, ezért, aki foglalkozik ezzel a menedzsmentfeladattal, az előnyre tehet szert a versenytársakhoz képest. Időben a felszínre kerülnek olyan kérdések mint például: mikor indokolt az áremelés; mikor és hol lehet költséget csökkenteni; ha bevételre van szükség meg lehet tervezni, hogy milyen kiadással lehet a legoptimálisabb bevételt elérni.

Az elmúlt idők tanulsága volt, hogy minden hírforrásból zúdult az áremelés szorító kényszere, ezért mindenki vad árazásba fogott. Nem biztos, hogy érdemes volt minden szolgáltatást és terméket ugyanolyan szinten felárazni. Ez az ügyfelek árérzékenysége miatt lemorzsolódást eredményezhetett az esetszámban. Ugyan a praxis minimális bevételnövekedést el is érhetett, de a két folyamat kölcsönhatása miatt továbbra is kénytelen lenyelni az infláció okozta különbséget és elviselni a lemorzsolódás miatti fajlagos költségek növekedését. Azaz, az előző évhez képest nem biztos, hogy jobban teljesített.

Végül a folyamatos monitorozás és az arra épülő döntések hozzájárulnak, hogy a praxis értéke is kiszámíthatóbb legyen. A praxisértékeléshez folyamatosan rendelkezésre áll információ, ami alátámasztja a hatékony vagy javítandó működést. Ahogy már korábbi írásokban is szó volt róla, egy jól dokumentált és precíz kimutatásokkal rendelkező praxis értéke magabiztosabban és tényszerűen is alátámasztható, ami mindkét felet szolgálja. Az eladó meg tudja mutatni milyen értékűre duzzasztotta vállalkozását az évek alatt, míg a vevő is egyértelműen látja, hogy az érték mögött valóban van-e felmutatható teljesítmény.

Egy jól használható vezetői riport elkészítéséhez az alapok ugyanazok. Viszont minden vállalkozás más és más, ezért a megfelelő alkalmazáshoz érdemes olyan szakemberrel konzultálni, aki segít a célnak megfelelően a gazdasági kimutatásokat és azok folyamatát a praxisra igazítani.