Rend a lelke mindennek!

- Az 5S mint fejlesztési eszköz -

Az egészségügyben nagyon nagy szerepet kap a rendezett, átlátható és tiszta környezet. A betegellátáshoz kapcsolódó szerekre különböző tárolási és hűtési, a helyiségekre és eszközökre fertőtlenítési és sterilizálási szabályok vonatkoznak. Ezek mind kifejezetten a gyógyászati tevékenységre vonatkozó előírások. Betartásuk kötelező jellegű. A munkafolyamatok és a munkakörnyezet elrendezése és működése szempontjából viszont már nagyobb szabadkezet kapnak az egységeket üzemeltetők. Ezért fontos, hogy ezeken a területeken is megfelelő szabályokat, protokollokat és házirendet hozzunk létre, amik segítik a gyors, pontos és kiszámítható munkánkat.

Erre kínál segítséget a lean 5S metódusa. Lényege, hogy minél egyszerűbben átlátható és rendszerezett munkakörnyezetet teremtünk, annál egyszerűbb a munka elvégzése és annak standardjának fenntartása. A lean 5S módszer eredetileg a gyártóiparban került kidolgozásra, majd onnan indult sikeres útra szinte minden ágazatban. Számos területen bizonyította már sikerét a raktározástól, a szolgáltatóiparon keresztül az egészségügyig. Használatával munkahelytől és létszámtól függetlenül egyformán előnyös hatás érhető el. Használói olyan egységes alapot tudnak munkahelyükön és a munka konkrét területén létrehozni, ami megfelelő a jelenlegi munkaminőség megőrzésére, sőt gyors léptékű fejlesztésére.

A módszer nevét a japán szavak kezdőbetűiről kapta, melyek megegyeznek az angol fordítás kezdőbetűivel is. Létezik belőle 3 és 6 elemből álló eszköztár is, viszont az 5 elem kialakításával és betartásával hosszú távon fenntartható rendszert tudunk létrehozni.

Sort /szelektálás/: Ez az első lépés, és a legtöbb esetben a legtovább halogatott is. Lényege, hogy különbséget tegyünk, majd szétválasszuk a szükséges és a szükségtelen dolgokat. A szükséges dolgokat használatuk gyakorisága szerint rendszerezzük és helyezzük el. Azok az eszközök, anyagok, dokumentumok, amik a munkához szükségesek karnyújtásnyira kell, hogy legyenek. Így rengeteg fölösleges mozgás és keresés megspórolható. Azokra a dolgokra, amik nem tartoznak bele a fenti kategóriába, első körben érdemes az "egy éve nem használtuk" ökölszabályt alkalmazni. Miszerint, amit egy éve nem használtunk (mert úgy tettük el, hogy valamikor még jó lehet), azoktól a dolgoktól meg kell válni (megnézni, hogy javítható-e, eladható vagy ki kell dobni). Ezzel az egyszerű lépéssel helyet alakítunk ki, a gyakrabban használt eszközöket közelebb tudjuk hozni.

Set in order /elrendezés/: Rendszerezzük és priorizáljuk a munkához szükséges alapanyagokat és eszközöket. Jelöljük ki a tárolás pontos helyét, megnevezését, mértékegységét (pl.: darab, doboz, levél). Érdemes a hely kialakításával együtt a maximálisan szükséges mennyiséget is meghatározni. Ezzel elkerülhető, hogy fölöslegesen túltöltsük a készleteinket és olyan dolgokat is tároljunk, amik a tevékenységünk jellegéből adódóan csak sokkal később (beszerzési és feltöltési rendszerességtől függően) kerülnek felhasználásra. Azok a dolgok, amik ritkábban szükségesek, kerüljenek messzebb. Akár távolabbi szekrényben vagy helyiségben is tárolhatóak, amíg szükség nem lesz rájuk. Majd a használatot követően az eredeti állapotban kell azokat is visszarakni.

Shining /takarítás/: Ahhoz, hogy azonnal észrevegyük a rendellenességet a legkiválóbb módszer, ha tisztaságot tartunk és az eredeti állapotot minél rendszeresebben visszaállítjuk. A takarítás, csakúgy mint egy műtéti beavatkozás is szigorú checklistát igényel. Ennek tartalmaznia kell, hogy kinek, mikor, mivel és hogyan kell a feladatot elvégeznie. Mivel ez a folyamat mindennapos, ezért úgy kell kialakítani, hogy gyorsan és rutinszerűen, sorrendben lehessen végrehajtani. Legyen szó kezelő, műtő vagy recepciós területről, a gyakoriságot úgy kell beállítani, hogy mindig ugyanabból az eredeti, startra kész állapotból tudjanak indulni. Fontos, hogy nem lehet felületes a takarítás. Minden kosznak és rendetlenségnek meg kell keresni a forrását. Ezzel megakadályozzuk, hogy újra kialakuljon, és egyidejűleg napi szintű karbantartási ellenőrzést is végzünk. Végül, járulékos hatást is elérünk, ugyanis ez a tevékenység nagy hatással van a munkamorálra is.

Standardizing /standardizálás/: Ez a pont az első három lépés rendszerezését foglalja magába. A lépések hosszú időn keresztül történő egymás utáni ismétlésével kialakítható egy módszer, majd egy folyamat. Ez a folyamat megszokássá válva állandó stabil állapotot fog biztosítani a munkánkhoz. Így érhető el, hogy a standardtól való eltérés vizuálisan is pár másodperc alatt látványosan észrevehető legyen. Erre a célra használhatunk folyamatleírásokat, checklistákat, elvárt állapotról készült és kihelyezett fotókat. A mindennapi munkavégzésben ez jelenti legtöbb cégnél a legnagyobb kihívást. Ugyanis ez a rendszer csak akkor életképes, ha betartatjuk és a cég minden tagja önmagára kötelezőnek érzi.

Sustaining /fenntartás/: Célunk a teljes folyamat mindennapi használata, fenntartása és folyamatos fejlesztése. Ez úgy érhető el, ha dolgozóinkat folyamatosan képezzük és tudásukat olyan módon fejlesztjük, hogy ők maguk is lássák a rendszer működésének előnyeit és a lehetőségeket ennek fejlesztésére. Ezért a folyamatot rendszeresen monitorozni, majd kontrollálni kell. Munkatársaink csak akkor fogják a teljes és helyes működést megérteni, ha a helyszínen kapnak azonnali visszajelzést. Aminek formája lehet jutalmazás vagy hiba esetén kiigazítás.

Mint minden fejlesztés szokássá alakításánál a teljes szervezetet át kell járnia ennek igénynek. Legtöbb esetben, ez az igény első körben a szabályok betartására korlátozódik. Viszont kellő fegyelemmel és megfelelő motiválással elérhető, hogy a rendszer fenntartása és fejlesztése önműködő tevékenységgé váljon.

Könnyelműség lenne azt hinni, hogy ez egy egyszerű feladat. Nem csak a munkakörnyezetet kell megváltoztatnunk, hanem a benne dolgozók hozzáállását is. Komoly elhatározás és rendszerszemlélet szükséges hozzá. Ha a fentikkel kapcsolatban kérdése van vagy segítségre lenne szüksége, keressen a feltüntetett elérhetőségek egyikén!