SWOT elemzés - Mi az és mire használjuk?

- Mérettől és fejlettségtől függetlenül -

Ebben a részben bemutatok egy menedzsment eszközt, amivel több szemszögből, reális képet tudunk kapni praxisunkról. Körbe tudjuk járni jelenlegi működésünket és fel tudjuk mérni cégünk, csapatunk, szolgáltatásunk állapotát. Majd egy kicsit továbbhaladva rendszerezetten áttekinthetjük a fejlődési lehetőségeket és a várhatóan felbukkanó nehézségeket.

Ez a vezetői eszköz a SWOT elemzés. Magyarul találkozhatunk vele GYELV néven is, amit az angol mozaikszó fordításaként is használnak, mint Gyengeségek, Erősségek, Lehetőségek, Veszélyek.

Elöljáróban lényeges kihangsúlyozni, hogy míg számos esetben a cégek ezt az elemzést hibásan a versenytársakhoz való mérésre használják, az eszköz valódi célja, hogy a cég 360 fokos képet kapjon működéséről, aminek természetesen szerves része a konkurencia. De csak egy szelete! Használata nem csak induló praxisoknak melegen ajánlott, hanem már évtizedes múltra visszatekintő cégek esetén is hasznos jelzőrendszerként és iránytűként szolgálhat.

Kezdjük az erősségekkel és vegyük sorba:

• Miért választanak bennünket az ügyfeleink?
• Miért köteleződnek el mellettünk a visszatérő ügyfeleink?
• Melyek a legerősebb folyamataink, szolgáltatásaink?
• Mi az amivel csak mi rendelkezünk? (Tudás, eszköz, kommunikáció stb.)
• Miben vagyunk jobbak, többek, erősebbek, mint a versenytársak?

Ezután nézzük a gyengeségeket:

• Miben vagyunk elmaradva a konkurenciától?
• Milyen belső tényezők hátráltatják a minőségi munkát és hatékony működést?
• Milyen területeken vannak hiányosságaink? (HR, anyagi erőforrás, szakmai tudás stb.)
• Mire és miért érkezik a legtöbb panasz ügyfeleinktől/kollégáktól?
• Mi az a velünk szemben megjelenő igény, amit nem szolgálunk ki?

Most következnek a lehetőségek:

• Milyen piaci igényekre és átalakulásokra lehet számítani az ágazatunkban?
• Milyen új lehetőségek felé érdemes nyitnunk?
• Milyen új tudást/kompetenciákat kell elsajátítani, ami segíti a praxis működését?
• Milyen változások várhatóak a világban, amik minket is pozitívan fognak érinteni?

Végül pedig, mérjük fel a potenciális veszélyeket:

• Milyen negatív változásokon megy keresztül az ügyfélkörünk, ami minket is érint?
• Milyen negatív befolyása lehet a gazdasági környezet változásának?
• Hogyan alakulhatnak a beszállítói és partneri kapcsolataink nehezebb idők esetén?
• Milyen változáson megy keresztül a konkurencia? (Verseny erősödése, új belépők, helyettesítő termékek/szolgáltatások megjelenése)

Nézzünk egy fiktív példát a SWOT mátrix kialakítására:

Elemzésünk kialakítását kulcsfontosságú, hogy ne csak egyedül végezzük! Védjük ki az elfogultsági torzításokat, ezért kérjük meg kollégáinkat, a praxist közelebbről is ismerő barátainkat, hogy mondják el véleményüket! Ha elakadunk és nem vagyunk biztosak az elemzésben és kialakításában, forduljunk szakemberhez! Végül de nem utolsósorban, kérjük ki az ügyfeleink véleményét is akár szóban vagy egy egyszerű kérdőív formájában! Mint aktív résztvevők, ők is segítséget nyújthatnak a cégünket reálisan megítélni.

Ha elvégzi a feladatot, akkor már tisztább képe lesz a praxis működéséről. Meglesznek azok az erősségek, amire a jövőben is nagy hangsúlyt kell fektetni. Tisztán kirajzolódnak a gyengeségek, amikkel foglalkozni kell és mindent meg kell tenni az elhárításuk vagy fejlesztésük érdekében. Láthatóak a lehetőségek, amik kiaknázásához fel kell használnunk az erősségeinket és a gyengeségeket minimalizálni kell. Végül felkészültnek kell lennünk, ha a cégünket fenyegető potenciális veszélyek bekövetkeznének, akkor ne váratlanul érjenek minket a következmények, és ha már most megelőző lépéseket tudunk tenni, akkor azt még időben tegyük is meg.

Ha úgy érzi elakadt, ne adja fel és forduljon szakemberhez! Örömmel állok rendelkezésére!